ItsClean Jaar- en periodeplanning

Let op: zorg ervoor dat je in de meest recente versie van ItsClean aan het werken bent (2.550).

Het is belangrijk om eerst de volledige beschrijving te lezen, inclusief de bijzonderheden, alvorens te starten met het uitvoeren van de jaar- en periodeplanning!

Controle op al bestaande werkopdrachten voor 2019

Alvorens je gaat starten met de jaar- en periodeplanning is het goed om eerst een overzicht uit te draaien van eventuele werkopdrachten die voor het nieuwe jaar al klaargezet zijn.

  • Ga naar ItsClean en dan de functie ‘Uitgebreid overzicht werkzaamheden’.
  • Geef hier de gegevens in voor het nieuwe jaar en maak het overzicht.

  • Controleer goed of deze werkopdrachten verwijderd mogen worden tijdens de jaarplanning of niet. Loop ze desnoods zelf even langs. Bij de jaarplanning wordt gevraagd of alle werkopdrachten voor 2019 verwijderd mogen worden ja of nee.

 

Indien ja: Dan kan het zijn dat opdrachten die bewust al gepland zijn voor 2019 ook verwijderd worden en deze niet alsnog worden aangemaakt.

 

Indien nee: Dan kan dit betekenen dat er dubbele werkopdrachten gaan ontstaan, doordat deze ook bij de jaar- en periodeplanning nog aangemaakt worden.

 

Als er dus werkopdrachten moeten blijven bestaan omdat deze bewust zijn aangemaakt is het raadzaam om alle andere werkopdrachten, die wellicht onbewust voor 2019 zijn aangemaakt te verwijderen. Bij de jaar- en periodeplanning kun je er dan voor kiezen om de werkopdrachten NIET te verwijderen. De juiste werkopdrachten blijven dan bestaan. Het enige wat dan kan gebeuren is dat deze alsnog dubbel aangemaakt worden, maar dat is afhankelijk van de inrichting van het project en of het vinkje bij ‘verlengen’ aan staat.

 

 

Jaar- en periodeplanning uitvoeren

Het aanmaken van de werkopdrachten voor het nieuwe jaar bestaat uit 4 stappen:

  1. Controleren of er al werkopdrachten zijn aangemaakt in het nieuwe jaar.
  2. Controleren of de projectdetails goed zijn ingericht.
  3. Opmaken controleverslag en controleren.
  4. Planning definitief maken.

Let op: Alvorens de functie ‘Jaar- en periodeplanning’ te openen kan het handig zijn om parameter pp02 op 1 te zetten (Onderhoud tabellen ItsClean). In dat geval wordt deze functie dan altijd geopend met het selectie scherm en wordt niet eerst alles ingeladen.

 

1) Controle te plannen periode

  • Open de functie ‘jaar- en periodeplanning’ in ItsClean.
  • Zorg ervoor dat via ‘Extra selecties’ de periode goed staat evenals de selectie op het gehele nieuwe jaar.
  • Klik vervolgens eerst op ‘Controle te plannen periode’ om te controleren wat er voor het nieuwe jaar al klaar staat aan werkopdrachten.
  • Er kan dan een melding komen met daarin het aantal werkopdrachten dat al is aangemaakt in die periode. Er wordt dan gevraagd of deze verwijderd mogen worden. Controleer dus goed of je deze mag verwijderen of dat deze destijds bewust al voor het volgende jaar zijn aangemaakt. Dit doe je aan de hand van de controle die je hebt gedaan met het ‘Uitgebreid overzicht werkzaamheden’.

  • Indien gekozen wordt voor "Nee" kunnen dubbele boekingen plaatsvinden. Indien gekozen wordt voor "Ja" zal eerst een melding van het aantal te verwijderen jobrecords worden gegeven.

 

2) Controleren van de projectdetails

Na het controleren van de periode moet er gekeken worden naar de inhoud van de grid ofwel de projectdetails.

Het is raadzaam om de werkopdrachten per projectgroep aan te maken. Op die manier is je selectie kleiner en is er meer overzicht. Tevens kun je tussentijds ook niet stoppen of bewerkingen opslaan, wat betekent dat je achter elkaar de handelingen zult moeten uitvoeren.

  • Via het selectiescherm of via ‘Extra selecties’ kun je een selectie maken voor een klant of projectgroep.
  • Klik op Akkoord.

  • Het volgende scherm toont gegevens m.b.t. frequentie, interval, looptijd, startweek, verlengen en kopie jaarplanning.
  • Er worden markeringen aangegeven voor projectdetails die extra aandacht verdienen.

 

Controleer op kopie jaarplanning

  • Sorteer voor het gemak de kolom JP zodat je bovenaan alle projectdetails ziet waar het vinkje voor kopie jaarplanning aan staat.

De functie kopie jaarplanning kopieert letterlijk alle bestaande werkopdrachten in het huidige jaar naar het nieuwe jaar.

Ook wordt hierbij gekeken naar de originele planning. Dit houdt in dat als u tijdens het aanpassen van de werkopdrachten GEEN gebruik hebt gemaakt van de handeling ‘Opslaan week/dag toekomstige planning’ het systeem daar in de toekomst ook geen rekening mee kan houden.

In de jaarplanning wordt hier een arcering voor aangegeven, zodat gezien kan worden of deze handeling is toegepast ja of nee.

Verder kan het ook zijn dat de frequentie van het detail afwijkt van de daadwerkelijk aanwezige werkopdrachten in het huidige jaar. Hier zal je dan moeten kijken hoe het project gekopieerd zou moeten worden.

Zo kan het zijn dat er bijvoorbeeld extra werkopdrachten zijn aangemaakt, bijvoorbeeld voor het crediteren van een opdracht of werkopdrachten juist verwijderd zijn i.p.v. geannuleerd. Deze kun je dan vervolgens uitsluiten.

  • Klik met je rechtermuis op het vinkje.

  • Geef in het scherm aan welke week je wenst uit te sluiten t.b.v. de kopie naar het volgende jaar.
  • Dit kan ook vanuit het projectdetail – tab 4. Werkopdrachten gedaan worden.

Ook wordt er gecontroleerd op projectdetails met Kopie jaarplanning o.b.v. Interval. Dit gaat namelijk niet samen.

Tot slot kan het ook voorkomen dat het detail wel op Kopie jaarplanning staat, maar geen vinkje bij Verlengen heeft. In dit geval zal het systeem ook GEEN werkopdrachten voor het nieuwe jaar aanmaken, omdat het vinkje Verlengen leidend is.

Overige controles

Naast een goede controle t.b.v. van de details waar het vinkje Kopie jaarplanning aanstaat dienen er ook nog andere zaken gecontroleerd te worden.

Het kan zijn dat bij de planningsregels medewerkers in het projectdetail zijn toegekend die al uit dienst zijn getreden. Dit zou dan aangepast moeten worden, omdat het systeem anders de nieuwe werkopdrachten ook aan die medewerker toekent.

Ook kan het zijn dat de startweek groter is dan je zou verwachten o.b.v. de frequentie. Hier zou de startweek moeten staan die in het nieuwe jaar als start van de 1e werkopdracht zou moeten gelden.

Als de startweek = 0, dan kan het systeem ook geen werkopdrachten aanmaken.

En indien er zowel GEEN frequentie als GEEN interval is ingegeven dan worden ook geen werkopdrachten aangemaakt.

 

Aanpassingen doorvoeren

Met behulp van deze signaleringen kunnen eventuele ‘fouten’ voorkomen worden. Om de aanpassingen door te voeren wordt aangeraden om dit in het project zelf door te voeren. Zorg ervoor dat de jaar- en periodeplanning niet in Transactie modus staat.

Vanuit de eerste 5 kolommen kun je dan doorklikken naar het betreffende project. Door middel van verversen (F5) worden deze wijzigingen doorgevoerd.

Ook is het mogelijk om eventueel sommige aanpassen direct in de grid door te voeren. Echter dit wordt dan NIET bewaard als je tussentijds de functie wilt afsluiten. Dit is mogelijk voor de rubrieken ‘Verlengen’, ‘Jaar’, ‘Looptijd’, ‘Frequentie’, ‘Interval’ en ‘Startweek’ (Indien echter sprake is van roosteropdrachten is dit niet mogelijk).

 

3) Opmaken controleverslag en controleren

Als de projectdetails nagekeken zijn en aanpassingen zijn doorgevoerd kan er een controleverslag opgemaakt worden. Dit verslag geeft dan een inzicht in hoe de werkopdrachten in het nieuwe jaar gepland worden.

Neem dit verslag ook nog door om hier de laatste ‘fouten’ nog uit te kunnen halen en sla het verslag op, zodat je het later nog zou kunnen bekijken.

  • Klik op de knop ‘Maak plannen en verslag’ – dit kan alleen als er gekozen is (geweest) voor ‘Start selecteren/ bewerken’.

4) Planning definitief maken

  • Klik op ‘Maak planning definitief’.

De functie maakt dan de werkopdrachten voor het nieuwe jaar aan en zal zichzelf afsluiten.

* Het aanmaken van werkopdrachten gebeurt alleen bij de projectdetails waar het vinkje Verlengen is aangezet. De projectdetails in de grid welke GEEN vinkje bij Verlengen hebben, worden wel getoond, maar niet meegenomen t.b.v. het aanmaken van de werkopdrachten voor het nieuwe jaar.

* Er zijn wijzigingen doorgevoerd in de layout van het controleverslag. Indien u de nieuwste versie wenst uit te draaien dient de document definitie ‘cleanperiodeplanning’ opnieuw gekopieerd te worden. Hier kan de helpdesk of de consultant mee helpen.

 

Terug naar overzicht