Met het softwarepakket ItsArt bent u in staat uw relaties, kunstenaars, kunstwerken vast te leggen. U kunt de wisselingen registreren en de historie van uw contracten bijhouden. ItsArt kent meerdere soorten contracten huur, huurspaar, verkoop, kosten etc. Dit met aparte tarieven voor particulieren en bedrijven. De contracten kunnen automatisch worden gefactureerd. Dit kan zowel op maand als jaarbasis. De facturen kunnen ook via automatische incasso worden geïnd. Dit alles wordt bijgewerkt in de geïntegreerde financiële administratie. Hebt u al een eigen financiële administratie dan kan vanaf de facturering ItsArt gekoppeld worden met uw systeem.
ItsArt is de totaaloplossing voor de kunstuitleenbranche, enkele mogelijkheden van ItsArt op een rijtje:
- Kunstwerken vastleggen en beheren
- Contracten met klanten onderhouden
- Huurovereenkomsten opmaken, afdrukken en/of e-mailen
- Opdrachten tot plaatsing of retourneren opmaken en afdrukken
- De historie van uw werken volgen
- Automatisch factureren per maand, per kwartaal, per jaar etc.
- Automatische incasso's genereren
- Verschillende overzichten opmaken en afdrukken
 |
Beheer kunstwerken
Per kunstwerk wordt een record aangemaakt en beheerd. Een variëteit aan gegevens kunnen vastgelegd worden. Evenals een afbeelding van het werk. Zo is altijd goed zichtbaar of het over het juiste werk gaat. Per werk worden historische gegevens verzameld zoals de uitleenhistorie, prijswijzigingen en bijbehorende facturen.
M.b.v. de functie 'Overzicht kunstwerken' in ItsArt kunnen overzichten gemaakt worden van de ingevoerde kunstwerken. Er kan geselecteerd worden op:
- Kunstwerknummers
- Code eigendom
- Status
|
|
Beheer contracten
Bij de contractadministratie worden per klant de uitgeleende stukken en huurperiodes vastgelegd. Ook de historische ontwikkeling in het contract wordt bijgehouden. Zo is te zien hoe vaak werken uitgeleend en ingeleverd worden. Of verkocht worden.
Periodiek kunnen naar aanleiding van de contracten facturen opgemaakt worden. De spaar- of huurkoopregelingen worden bijgewerkt. Wanneer er tussentijds werken worden gewisseld en de contractwaarde wijzigd, worden deze wijzingen meegenomen in de eerstvolgende facturering.
De tekst op de factuur wordt opgemaakt naar aanleiding van de uitgeleende werken. Deze teksten kunnen handmatig aangepast worden.
|
 |
 |
Wissellijsten
Ter ondersteuning van het periodiek wisselen van de werken kunnen speciale etiketten (voorzien van barcode) en wissellijsten met afbeeldingen van de kunstwerken vervaardigd worden.
Lijsten kunnen afgedrukt worden
- Per contract,
- Per kunstenaar,
- Alle verhuurde/verkochte/vrije werken enz.
Door middel van een scanner is het bestand altijd up-to-date: een werk dat geretourneerd wordt, wordt gescand en uit het contract gehaald. Een nieuw werk wordt op dezelfde eenvoudige wijze opgevoerd.
|
Documenten
Bijna alle documenten die door ItsArt geproduceerd worden, kunnen door de gebruiker naar eigen inzicht worden ingedeeld en uitgevoerd met de gewenste lettertypes, belijningen, barcodes en afbeeldingen. De geproduceerde documenten worden automatisch opgeslagen in het elektronisch archief. Hieronder ziet u een drietal voorbeelden van documenten die afgedrukt kunnen worden:
|
